По данным Statista, в 2018 году было отправлено 281 миллиард электронных писем, в том числе личных. В 2020 году ожидается увеличение их количества на 10%. По данным Radicati, в 2018 году в день отправлялось и получалось 128,8 миллиардов деловых имейлов.

 

Этот объем электронной почты представляет собой важный источник деловой информации, а нарушение ее  конфиденциальности которой может нести за собой юридическую ответственность. Предприятия должны учитывать, соблюдение правил архивирования электронной почты, особенно когда речь идет о личных данных, медицинской, юридической или финансовой информации.

Итак, почему вы должны искать решение для архивации e-mail? Помимо соответствия международным стандартам, нормам и требованиям (GDPR, PCI DSS, HIPAA) есть ряд совершенно практических задач, которые решаются при помощи подобного рода решений.

 

Простота использования

Цель решения для архивации электронной почты - эффективно хранить все сообщения Вашей компании и иметь возможность быстро их получать. Оценивая решения для архивирования электронной почты, выбирайте те, которые разрешают делегирование и доступ сотрудникам/руководителям групп, чтобы они могли работать и видеть свою историю переписки. Убедитесь, что решение также сохраняет изменения, внесенные пользователями в архивные файлы. Проверьте, что оно может обрабатывать более одного почтового сервера, поскольку многие организации работают на нескольких серверах. И выберите продукт, который может работать с несколькими почтовыми клиентами.

 

Обеспечение автономного доступа к серверу архивации

Это важный аспект при выборе вашего решения. В случае простоя почтового сервера, потери соединения с ним или когда электронная почта не работает, пользователи по-прежнему должны иметь доступ к своей истории электронной почты, чтобы обеспечить непрерывность процессов и бизнеса.

 

Стоимость владения

Ваше решение для архивации электронной почты должно иметь функции отчетности, которые экономят время и затраты. Они должны выявлять проблемы бизнеса, сводя к минимуму юридические риски и управляя производительностью. При этом они должны предоставлять отчеты о ценных бизнес-данных, найденных в вашем архиве.

 

Соответствие и e-discovery

На электронную почту распространяются многочисленные правила соответствия и e-discovery (служб поиска электронной информации) в США и Европе. Но и без этого Ваша система архивирования электронной почты должна позволять пользователям быстро и легко извлекать и находить письма, а также персонально настраивать политики управления хранением и удалением данных. Исходя из этого, Ваше решение должно иметь:

Что должна включать политика архивации электронной почты?

Определившись с решением для архивирования электронной почты, одним из приоритетов должно быть создание политик для всех заинтересованных сторон, которые будут взаимодействовать с ним. Важно быть максимально четким, особенно если Вы работаете в строго регулируемой отрасли, такой как финансы или медицина. Надежная политика архивации электронной почты должна отвечать на такие вопросы:

Есть и другие вопросы, на которые следует ответить в документации по политике: Какую систему Вы будете использовать? Кто участвует в реализации и кто будет иметь доступ? Что такое процесс удержания и удаления? Вся эта информация должна быть четко описана в программном документе, чтобы сотрудники понимали значение системы архивации электронной почты.

 

Все вышеперечисленные пункты присутствуют в программном решении GFI Archiver. Оно позволяет централизованно и безопасно хранить корпоративную почту и документы, предоставляя доступ ко всем архивным элементам в режиме реального времени и одновременно повышая производительность почтового сервера. С GFI Archiver вы также можете эффективно управлять данными , обеспечить защиту от юридических рисков, анализировать продуктивность работы сотрудников с возможностью обнаружения утечек информации.

 

Если у Вас появились вопросы касаемо GFI Archiver, пишите на gfi@bakotech.com.